電子メールの基本的な様式は次のようにした方が良いでしょう（特に決った様式は無いようなので、相手に対する正確な情報の伝達を心がければ良いのですが、相手に不快な印象を与えないような心遣いも必要です）。

２０１０年○月○日 （相手の所属組織名） （相手の職階名） 相手の人名　　様 （自分の所属組織名） （自分の職階名） 自分の人名 用件の見出し 　本文（用件） （以上）

• 手紙と違って、簡略にして良いと思いますが、相手に日時・用件・差出人の情報が正確に伝わるように書く必要があります。原則的に時候の挨拶は不要です。また、『拝啓−敬具』や『前略−早々』なども不要です。
• 日時：（ヘッダ情報に）自動的に記録されますが、明記した方が親切です。数字は、全角でも半角でも、西暦でも和暦でも構いません。
• 相手の名称：初めての場合は、所属組織名や職階名も書いた方が良いでしょう。人名は姓と名の両方を書くほうが丁寧です。敬称は、『様』が一般的であり、すべての場合に使えます。ただし、相手が何らかの先生である場合は、『先生』の方が相手に失礼になりません。
• 自分の名称：『相手の名称』で組織名などを書く場合には、自分の所属組織名なども書いた方が良いでしょう。自分の名前も、姓と名を書いた方が無難です。
• 用件の見出し：原則的には簡単な見出しをつけるのが親切です。題目（要件の見出し）を書いていない場合はスパンメール扱いされることがありますので、大事な場合は必ず書いておきましょう。
• その他：
  ・テキスト・モードが無難です。
  ・Cc（Carbon Copy、カーボンコピー）とBcc（Blind carbon copy、ブラインドカーボンコピー）は、必要な場合に使います。とくにBccはヘッダ情報として相手に送られないため、便利な使い方ができます。
  ・自分の住所や連絡先を必要な場合には書きます。
  　※『署名』を私は使いません。したがって、本文の用件の終りを明示するために、最後の行の右側に『以上』と書いています。ただし、『以上』という表現が相手に不快な印象を与えそうに思われる場合は、省略するか別の表現にした方が良いでしょう。
  ・自分のメールアドレスを初めて使う場合には、自分宛にも送信して、メールが確実に相手に届いていることを確認しておくのが良いでしょう。この場合には、自分のアドレスをBccに書いておくと便利です。

※　大事なメールは、受け取ったらその旨の返事を迅速に返すのが礼儀です。